Geen uitprinten meer, geen uitleggen hoe je een PDF scant. Upload een contract in VUAdmin, stuur het naar de docent of locatie, en zij ondertekenen het digitaal via een beveiligde link. Rechtsgeldig, zonder gedoe.
Docentcontracten gaan al jaren op dezelfde manier: een PDF opstellen, printen, ondertekenen, inscannen, terugmailen, ergens opslaan. Voor beide kanten is het gedoe. En dan nog het bijhouden: wie heeft er al getekend? Waar is het ondertekende exemplaar? Is de juiste versie verstuurd?
In VUAdmin zit dat nu anders. Contracten worden vanuit het systeem aangeboden, digitaal ondertekend en automatisch opgeslagen, gekoppeld aan de docent of locatie. Geen losse bestanden meer, geen zoeken in je inbox.
Je uploadt het contract als PDF in het beheerportaal, bij de betreffende docent of locatie. Je vult de naam en het e-mailadres van de ondertekenaar in, kiest het contracttype en verstuurt. De ontvanger krijgt een e-mail met een beveiligde link.
Die link is tijdgebonden en uniek. De docent of locatie hoeft geen account aan te maken en hoeft niet in te loggen. Ze openen de link, zien het contract op hun scherm staan, tekenen met hun vinger of muis, en bevestigen. Dat is alles.
Het ondertekenproces stap voor stap
Upload de PDF bij de docent of locatie, vul naam en e-mailadres in, kies het type en verstuur.
De ondertekenaar krijgt een e-mail, opent de beveiligde link en ziet het contract direct op het scherm, zonder iets te downloaden of te installeren.
De ondertekenaar zet een handtekening met vinger of muis, bevestigt en is klaar. Het systeem legt het IP-adres en tijdstip vast.
Beide partijen ontvangen het ondertekende exemplaar per e-mail. Het ondertekende PDF staat automatisch opgeslagen in VUAdmin, bij de docent of locatie.
Ja, voor de contracten die een volksuniversiteit normaal gesproken sluit met docenten en locaties geldt een gewone elektronische handtekening als rechtsgeldig. Dat is vastgelegd in de Europese eIDAS-verordening (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), die in alle EU-lidstaten van kracht is, inclusief Nederland.
eIDAS onderscheidt drie niveaus van elektronische handtekeningen. De meest geavanceerde, die met een gekwalificeerd certificaat, is nodig voor notariële akten of zaken waarbij de wet expliciet een schriftelijke handtekening vereist. Voor arbeidscontracten, freelance-overeenkomsten, huurovereenkomsten voor lesruimte en vergelijkbare zakelijke afspraken volstaat het basisniveau, een simpele elektronische handtekening. Dat is precies wat VUAdmin toepast.
Het systeem legt bij elke ondertekening het IP-adres, de browser en het tijdstip vast. Die gegevens worden meegegeven in het ondertekende PDF-exemplaar. Daarmee is de handtekening aantoonbaar gekoppeld aan een specifiek persoon op een specifiek moment, wat bij een geschil als bewijs dient.
Als beheerder zie je in het contractenoverzicht van een docent of locatie precies wat de status is: verstuurd maar nog niet ondertekend, al ondertekend met datum, of nog in concept. Je kunt de link opnieuw versturen als de e-mail niet aankwam. Je kunt de link ook kopiëren en via WhatsApp of sms delen, handig als de docent liever zo communiceert. En je kunt het origineel of het ondertekende exemplaar direct downloaden.
Contracten die al ondertekend zijn kunnen niet meer worden verwijderd. Dat is opzettelijk: een ondertekend contract is een juridisch document en hoort niet zomaar weg te kunnen worden gegooid. Ongetekende contracten kun je wel verwijderen, als je een fout gemaakt hebt of de situatie is veranderd voor de ondertekening.
Het contractensysteem werkt voor meer dan alleen docenten. Ook huurovereenkomsten met locaties en afspraken met bedrijven kunnen via hetzelfde systeem worden aangeboden en ondertekend. Per type kun je een eigen contractsjabloon instellen in de lijsten onder Instellingen, zodat je in het overzicht altijd weet wat voor soort contract het is.
Gerelateerd artikel
AVG-naleving zonder gedoe: automatisch anonimiseren in VUAdminPersoonsgegevens van inactieve deelnemers worden automatisch gepseudonimiseerd, na een eerlijke waarschuwing vooraf. Bewaarplicht voor facturen blijft gerespecteerd.
We laten je het volledige ondertekenproces zien, van uploaden tot het ondertekende exemplaar in het archief. Vraag een demo aan en we plannen een moment dat past.
Demo aanvragen