Annuleren, stoppen, verplaatsen, terugbetalen - elk moment in de levenscyclus van een inschrijving vraagt om een correcte administratieve afhandeling. VUAdmin 2.0 regelt dat automatisch, van de eerste stap tot de laatste mail.
De administratie rondom cursussen begint niet bij de inschrijving en eindigt niet bij de eerste les. Er gebeurt van alles daartussenin en daarna: iemand stopt vroegtijdig, een programma wordt verplaatst, een factuur blijft onbetaald, een docent vraagt om de meest recente deelnemerslijst. Elke situatie vraagt om correcte afhandeling, en elke handmatige stap in dat proces is een risico op fouten, vergeten mails of inconsistente administratie.
VUAdmin 2.0 pakt dat aan. In de afgelopen maanden is er stevig gewerkt aan de processen die in elke volksuniversiteit dagelijks terugkomen: annuleren, stoppen, verplaatsen, betalen. Geen losse reparaties, maar een samenhangende doorontwikkeling van wat administratief het meeste gewicht heeft.
Wat er nieuw is in 2.0
Een programma annuleren is in de praktijk zelden één handeling. Er zijn deelnemers die verwittigd moeten worden, facturen die gecrediteerd moeten worden, terugbetalingen die verwerkt moeten worden, en inschrijvingen die op de juiste status moeten worden gezet. Wie dat handmatig afhandelt, vergeet vroeg of laat iets.
In VUAdmin 2.0 is annuleren een geregisseerd proces. Zodra je een programma annuleert, worden alle geplaatste deelnemers automatisch aangemeld op de seintjeslijst van de bijbehorende cursus, zodat ze als eerste bericht krijgen als er een nieuwe startdatum beschikbaar komt. Bestaande bestellingen blijven ongewijzigd met de juiste status en de terugbetaling wordt voorbereid via creditfacturen. Stond iemand al op de seintjeslijst? Dan wordt er geen dubbele aanmelding aangemaakt.
Wanneer een cursist vroegtijdig stopt, beginnen de vragen: heeft die persoon al betaald? Krijgt die een deel terug? Moet de docent het weten? En hoe verwerk je dit correct in de administratie zonder dat je facturen achteraf aanpast?
VUAdmin 2.0 handelt dit consistent af. Een inschrijving die als "gestopt" wordt gemarkeerd, triggert automatisch de juiste vervolgstappen: de docent krijgt een notificatie, de deelnemerslijst wordt bijgewerkt, en een korting of terugbetaling wordt altijd verwerkt via een creditfactuur. Een bestaande factuur wordt nooit achteraf aangepast. Verstuurde facturen blijven ongewijzigd, zodat de historie klopt en je boekhouding geen inconsistenties bevat. Voor deelbetalingen worden ook de resterende termijnen correct afgehandeld.
De evaluatieuitnodiging die normaal automatisch wordt verstuurd na de cursus, gaat bovendien niet naar iemand die al vroeg is gestopt. VUAdmin controleert vlak voor het versturen of de deelnemer nog steeds als "geplaatst" staat. Is dat niet zo, dan wordt de mail overgeslagen.
Soms moet een programma worden verplaatst. Een andere locatie, een andere datum, een andere ruimte. Kleine wijzigingen in de planning kunnen grote gevolgen hebben voor communicatie: deelnemers moeten het weten, de docent moet het weten, en alle plaatsen en tijdstippen in het systeem moeten kloppen.
VUAdmin 2.0 introduceert per-lesdag locatiebeheer. Wijkt één bijeenkomst van de vaste locatie af, dan stel je dat apart in voor die lesdag, zonder dat de hele programmaopzet hoeft te wijzigen. Heeft een cursist in de tussentijd de status "wachtlijst" gekregen door een administratieve correctie? Dan ontvangt die persoon geen evaluatieuitnodiging voor een cursus waaraan ze niet hebben deelgenomen.
De Activity Log registreert wie wat heeft gewijzigd en wanneer, inclusief oude en nieuwe waarden per veld. De wijzigingshistorie staat er altijd bij, zichtbaar voor medewerkers met de juiste rechten.
Betalingen zijn het moment waarop administratieve fouten het meest zichtbaar worden: een factuur die niet klopt, een herinnering die nooit aankomt, een terugbetaling die nergens wordt vastgelegd. VUAdmin 2.0 dicht die gaten systematisch.
Elke factuur heeft nu een zichtbaar statuslabel: Ingepland, Openstaand, Herinnerd, Achterstallig of Betaald. In het factuuroverzicht filter je op deze statussen of op periode. Betalingsherinneringen bevatten een directe betaallink naar de betreffende factuur, voor cursusinschrijvingen én productverkopen. Terugbetalingen via Mollie worden automatisch verwerkt en gekoppeld aan de juiste inschrijving of productverkoop, ook bij gedeeltelijke terugbetalingen of chargebacks.
Staat er een fout in een adres op een eerder verstuurde factuur? Er is nu een herdrukknop: de PDF wordt opnieuw gegenereerd op basis van de gecorrigeerde gegevens, zonder dat de factuur of betaalstatus wijzigt. Je stuurt de nieuwe versie daarna zelf door - het systeem doet nooit stilletjes iets wat je niet verwacht.
De verbeteringen in het administratieve proces werken door naar de docent. Zodra een deelnemer wordt geplaatst, ontvangt de docent automatisch een bijgewerkte deelnemerslijst, inclusief de deelnemer die de plaatsing net veroorzaakte. In oudere versies viel die er nog wel eens naast.
Naast VUAdmin brengt Malo Media het Docentenportaal uit: een eigen inlogomgeving voor docenten, apart van VUAdmin en los aan te schaffen. Docenten zien er hun eigen programma's, registreren aanwezigheid per lesdag, bekijken deelnemersgegevens en sturen groepsberichten naar hun cursisten.
Terugbetalingen, deelnemers die halverwege stoppen, een programma dat naar een andere ruimte verhuist: dat zijn precies de situaties die in de praktijk het langst blijven hangen. Ze kosten tijd, vragen afstemming en laten sporen na in de administratie als ze niet goed worden afgehandeld.
VUAdmin 2.0 verwerkt die situaties consequent. Beslissingen neem je nog steeds zelf, maar de administratieve gevolgen van die beslissingen worden correct doorgevoerd. Dat scheelt werk, en het scheelt fouten.
Plan een demo en we laten je zien hoe de geautomatiseerde processen werken voor een volksuniversiteit zoals de jouwe - inclusief het nieuwe Docentenportaal.
Plan een demo